1. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTOVERSIÓN
Versión 1
FECHA 2022-08-19
DESCRIPCIÓN Creación del documento.
2. INTRODUCCIÓN
La plataforma MELO del GRUPO MAGBI S.A.S. en adelante “GRUPO MAGBI S.A.S.” dando cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Nacional, a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios, el desarrollo jurisprudencial dado por la Corte Constitucional y las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data respecto a todos los titulares de datos personales con los cuales tenga relación sea como responsable o sea como encargada de su tratamiento, según corresponda.
El GRUPO MAGBI S.A.S., es una sociedad constituida mediante documento privado suscrito el día 13 de febrero de 2020, en la ciudad de Bogotá D.C., bajo matrícula mercantil No. 03218981, con el propósito de ofrecer actividades de contabilidad, teneduría de libros, auditoría financiera y asesoría tributaría, así como actividades de consultoría de gestión, y consciente de la importancia del manejo de la información personal, ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente documento, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, el régimen de funcionamiento, y los procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus actividades llegue a ser Encargada y/o Responsable del tratamiento de datos.
El GRUPO MAGBI S.A.S. en cumplimiento de la legislación vigente, adopta y hace público a todos los interesados la presente política la cual contiene los lineamientos y elementos esenciales para el cumplimiento con la legislación de Protección de Datos Personales.
El GRUPO MAGBI S.A.S. lleva a cabo el tratamiento y la administración de datos de naturaleza pública y privada; las bases de datos referentes a datos personales se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y demás normas en materia de Protección de Datos Personales.
3. GLOSARIO
Aviso de privacidad
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización y/o Aprobación de TyC
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales.
Base de datos
Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
Canales para ejercer derechos
Medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento ponen a disposición de los Titulares de los datos para que el Titular ejerza sus derechos.
Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
Dato personal privado
Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato sensible
Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento
El GRUPO MAGBI S.A.S. en calidad de persona jurídica de carácter privado actúa como encargada del Tratamiento de datos personales en los casos, en que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de un Responsable del Tratamiento.
Formas de Tratamiento
Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
Responsable del Tratamiento
El GRUPO MAGBI S.A.S. en calidad de persona jurídica de carácter privado actúa como Responsable cuando por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Oficial de protección de datosEs la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales al interior del GRUPO MAGBI S.A.S., bajo la orientación y lineamientos de los accionistas.
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El manejo y Tratamiento de datos personales en El GRUPO MAGBI S.A.S. está enmarcado dentro de los siguientes principios:
Principio de acceso y circulación restringida
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
El acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación del GRUPO MAGBI S.A.S. será de medio y no de resultado.
Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, cuando esos datos no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.
Todas las personas vinculadas con El GRUPO MAGBI S.A.S. están obligadas a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, financiera, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
Todas las personas que trabajen actualmente con El GRUPO MAGBI S.A.S., o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional a su contrato laboral o al contrato de prestación de servicios con base en el cual se comprometan a salvaguardar y mantener la confidencialidad de la información y de los datos personales a los que llegue a tener conocimiento y acceso. La obligación de confidencialidad persistirá en forma perpetua, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Principio de finalidad
El Tratamiento de datos personales que El GRUPO MAGBI S.A.S. realiza obedece a una finalidad legitima de conformidad con la Constitución y la Ley, finalidad determinada, explícita y legítima que será autorizada de forma expresa por el titular del dato.
Principio de legalidad
El Tratamiento de datos personales realizado por El GRUPO MAGBI S.A.S., se realiza dentro del marco legal vigente y del alcance de las autorizaciones otorgadas por el titular del dato. EL GRUPO MAGBI S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales se comprometen a tratar los datos personales en su posesión privilegiando la protección de los intereses del titular y por tanto se abstiene que tratar los datos a través de medios engañosos o fraudulentos.
Principio de libertad
El GRUPO MAGBI S.A.S. deberá contar con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para tratar sus datos personales. Los Datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización del titular. En todo caso, El GRUPO MAGBI S.A.S. podrá tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos sean datos públicos.
Principio de seguridad
El GRUPO MAGBI S.A.S. como responsable y/o encargada del Tratamiento de datos de carácter personal, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros de datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de transparencia
El GRUPO MAGBI S.A.S. garantiza a los titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información respecto a los datos personales que le conciernan y que estén almacenados en sus bases de datos, dentro de parámetros legales.
El GRUPO MAGBI S.A.S. informará a los titulares de datos personales la obtención, en cualquier momento, de forma gratuita y sin restricciones, de información respecto de los datos personales que le conciernan y que estén almacenados en sus bases de datos, dentro de los parámetros legales.
Asimismo, El GRUPO MAGBI S.A.S. informará a los titulares sobre las características principales del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales a fin de tomar una decisión informada.
Principio de veracidad o calidad
El GRUPO MAGBI S.A.S. garantiza que la información contenida en las bases de datos que estén sujetas a Tratamiento; de tal forma que sean veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de esta, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad al GRUPO MAGBI S.A.S. frente a su calidad.
Principio de proporcionalidad
El GRUPO MAGBI S.A.S. se compromete a tratar únicamente los datos personales que resulten adecuados, pertinentes y limitados al mínimo necesario con relación a las finalidades que justifican su tratamiento de acuerdo con la autorización debidamente otorgada.
5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Tratamiento de datos públicos
El GRUPO MAGBI S.A.S. tratará los datos públicos de los titulares de conformidad con la finalidad para la cual es capturada dicha información, tomando las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones legales respectivas.
Tratamiento de datos sensibles
El GRUPO MAGBI S.A.S. solo tratará datos personales sensibles en aquellos casos que sea estrictamente necesario, para lo cual solicitará la autorización previa y expresa al titular del dato e informándoles sobre la finalidad específica del Tratamiento.
El GRUPO MAGBI S.A.S. utiliza y trata datos de naturaleza sensibles, cuando:
1. El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
En adición a lo anterior, El GRUPO MAGBI S.A.S. cumple con las siguientes obligaciones:
1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Tratamiento de datos de menores
El GRUPO MAGBI S.A.S. solo tratará datos personales de menores de edad, cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por los clientes o suscriptores, y sean requeridos para el cumplimiento de las obligaciones legales por parte del GRUPO MAGBI S.A.S.
El Tratamiento de este tipo de datos personales, se realizará de conformidad con la Ley, siempre y cuando se cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, El GRUPO MAGBI S.A.S. exigirá al Representante Legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor dé su opinión frente al Tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.
El GRUPO MAGBI S.A.S. y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos y darán cumplimiento al régimen legal respectivo.
6. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
El GRUPO MAGBI S.A.S. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
Bases de datos de Clientes
Corresponde a las bases de datos manuales y/o automatizadas, que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, con las cuales se mantiene un vínculo contractual y/o comercial en el desarrollo propio del objeto social del GRUPO MAGBI S.A.S. Esta base de datos podrá contener datos personales autorizadas por el titular y los cuales tienen como finalidad el cumplimiento, la ejecución y el desarrollo de las relaciones contractuales y el envío de material publicitario, información de eventos o servicios que ofrece la compañía. El Tratamiento de estos datos para fines diferentes al desarrollo y ejecución de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requerirá de autorización previa del titular.
Bases de datos de Proveedores
Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos personales de titulares con quienes existe un vínculo contractual y/o comercial entre El GRUPO MAGBI S.A.S. y el titular del dato y cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las obligaciones contractuales y legales.
Bases de datos Laborales
Son las bases de datos manuales y/o automatizadas que contienen datos de titulares que se presentan como candidatos, o se vinculan laboralmente con El GRUPO MAGBI S.A.S., o son extrabajadores de El GRUPO MAGBI S.A.S., y cuyo Tratamiento tiene como finalidad la identificación del titular para cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta base de datos incorpora información privada, pública, datos sensibles y de menores. El Tratamiento de los datos personales para los fines diferentes al cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su Representante Legal, según sea el caso. En ningún caso, El GRUPO MAGBI S.A.S. dará Tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
El GRUPO MAGBI S.A.S., realizará el Tratamiento de los Datos Personales de los Candidatos para efectos de determinar si estos califican al perfil de un cargo a ser ocupado, previa realización de un proceso de selección, para verificar la calidad de la información suministrada por el candidato y la autenticidad de esta y para almacenar los datos con la finalidad de ser usados en futuros procesos de selección.
Bases de datos de Productos y/o Servicios
Son las bases de datos que contienen información de titulares que hacen uso de los servicios o productos que El GRUPO MAGBI S.A.S. desarrolla e implementa, y cuyo tratamiento se realizará de acuerdo con el tratamiento descrito en la presente política, teniendo en cuenta lo estipulado en los acuerdos de servicios, manuales operacionales o contratos, de acuerdo con los productos y/o servicios , y cuyo tratamiento tiene como finalidad identificar, validar y tener registro de las transacciones y operaciones que se ejecutan por los usuarios de estos productos y servicios.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
El GRUPO MAGBI S.A.S. garantiza a todos los titulares de los datos personales los derechos establecidos legalmente, por lo cual el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales o legales o bien a voluntad del titular del dato que no desee que su dato continúe siendo tratado por la compañía, salvo que su dato deba seguir siendo tratado en virtud de la Ley u orden judicial, caso en el cual se le informará respectivamente al titular. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley de protección de datos y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento;
7. El titular del dato personal podrá oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando: a. Tenga una razón legítima derivada de su situación particular, b. El tratamiento de sus datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa o indirecta.
8. DEBERES DEL GRUPO MAGBI S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El GRUPO MAGBI S.A.S. efectuará el Tratamiento de datos personales, únicamente en cumplimiento de las finalidades autorizadas previamente por el titular del dato, y en todo caso en cumplimiento de la normatividad respectiva.
El GRUPO MAGBI S.A.S. según actúe en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes y obligaciones:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley de protección de datos personales;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. PARÁMETROS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓNAUTORIZACIÓN CONTENIDA DENTRO DE LO TyC
El GRUPO MAGBI S.A.S. solicitará, previamente al Tratamiento de los datos, al titular del dato la autorización para el Tratamiento de datos personales por cualquier medio, físico o electrónico, que permita ser utilizado como prueba de la autorización. La cual está dentro de los Términos y condiciones de uso de la aplicación MELO, por lo que al aprobar los mismos se entenderá la autorización de parte de los titulares para tratar sus datos personales conforme se establece en esta política.
La autorización contendrá como mínimo la siguiente información:
El Tratamiento al que serán sometidos los datos personales y la finalidad específica del mismo.
El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.
Los derechos que le asisten como Titular.
La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante El GRUPO MAGBI S.A.S.
El GRUPO MAGBI S.A.S. conservará las autorizaciones obtenidas en forma física o electrónica garantizando su consulta posterior.
En caso de que se realice el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes se informará por parte de El GRUPO MAGBI S.A.S. el carácter de sensible que posee este tipo de información y se le dará la opción al titular de responder.
FINALIDADES
El GRUPO MAGBI S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales, en calidad de responsable del tratamiento, en desarrollo de su objeto social y el giro ordinario de sus negocios, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, El GRUPO MAGBI S.A.S. realizará operaciones que incluyan la recolección, el almacenamiento, uso, circulación, corrección, actualización y/o supresión, dentro de las siguientes finalidades:
Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual, poscontractual, comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja entre el titular y El GRUPO MAGBI S.A.S.
Administrar sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios y de accesos.
Administrar y gestionar la información laboral de sus trabajadores, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones de carácter laboral, sistema integral de seguridad social y demás obligaciones legales y regulatorias.
Relaciones comerciales: Prospección comercial; Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos; Marketing; Gestión contable, fiscal y administrativa.
Transmitir y/o transferir los datos personales a terceros y aliados estratégicos, de acuerdo con los principios, lineamientos y garantías establecidas en la ley, con el fin de generar valor agregado para el titular.
Cumplir las obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transmitida y/o transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, etc.
Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales y comerciales.
Prestar adecuadamente los servicios ofrecidos por El GRUPO MAGBI S.A.S.
Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercadeo y financiera.
Almacenar y procesar los datos históricos de los reportes de seguridad de la información y ciberseguridad para realizar analítica de datos y análisis preventivo y predictivo de comportamientos anómalos o inusuales en materia de seguridad de la información y ciberseguridad.
Realizar la validación de identidad por medio de huellas dactilares y/o biometría facial contra otras bases de datos en las cuales se encuentre información personal y/o sensible.
Verificar la idoneidad y autenticidad de documentos de identificación personal por medio de métodos tales como software, bases de datos, inteligencia artificial, aprendizaje de máquinas, comparación física o digital o dactiloscopia.
Crear perfiles digitales de consumo, económicos, sociales, sociodemográficos, u otros similares, para ofrecer productos y/o servicios y enviar información comercial tanto de El GRUPO MAGBI S.A.S. y/o de sus compañías filiales o subordinadas, así como de terceros con los cuales El GRUPO MAGBI S.A.S. y/o de sus compañías filiales o subordinadas tenga vínculos comerciales.
Las demás finalidades que se determinen en el proceso de obtención de datos personales para su tratamiento, previa autorización por parte del titular.
DEL DERECHO DE ACCESO
Los Titulares del dato podrán acceder en forma gratuita a su información y conocer el Tratamiento al cual es objeto, para lo cual deberán previamente acreditar su condición de titular o representante o apoderado para tales efectos.
El acceso se realizará a través de los canales de comunicación dispuestos por El GRUPO MAGBI S.A.S., y se realizarán dentro de los límites establecidos legalmente.
DEL DERECHO DE CONSULTA
Los Titulares de los datos personales en cumplimiento del principio de transparencia previa confirmación de su identidad podrán consultar la información de carácter personal que repose en las bases de datos de El GRUPO MAGBI S.A.S.
Para garantizar el derecho de consulta, El GRUPO MAGBI S.A.S. pondrá a disposición de los Titulares los medios de comunicación que considere pertinentes a fin lograr el eficiente y oportuno ejercicio de este derecho.
PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DERECHO DE CONSULTA
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DEL DERECHO A RECLAMAR
El Titular de datos personales cuando estime que la información contenida o almacenada en una base de datos se encuentre desactualizada, incompleta, fraccionada o cuando advierta el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrá en todo momento solicitar la corrección, actualización o supresión de los datos. El titular podrá presentar su reclamación ante el Responsable y/o Encargado del tratamiento de El GRUPO MAGBI S.A.S.
PROCEDIMIENTO DEL DERECHO A RECLAMAR
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que El GRUPO MAGBI S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
El GRUPO MAGBI S.A.S., garantizará en todo momento al Titular del Dato, el derecho a solicitar la rectificación y actualización de los datos que reposen en sus bases o archivos cuando los mismos se encuentren incompletos o sean inexactos, de conformidad con el procedimiento y términos establecidos.
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar o los datos que deban ser actualizados, para ello deberá aportar la documentación que estime conveniente a fin de sustentar la solicitud.
DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS
El Titular de datos personales, tiene el derecho a solicitar la supresión de sus datos personales en los siguientes eventos:
1. Cuando sobre los datos se realice un Tratamiento que infrinja los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley de Protección de Datos Personales y los decretos que la reglamenten.
2. Cuando los mismos ya no sean requeridos para los fines que inicialmente fueron informados.
La supresión consiste en la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por El GRUPO MAGBI S.A.S.El GRUPO MAGBI S.A.S. se abstendrá de adelantar la supresión de los datos personales únicamente en los siguientes casos:
1. Cuando por mandato de la Ley o en virtud de una relación contractual el titular de los datos deba permanecer en las bases de datos o archivos de El GRUPO MAGBI S.A.S.
2. En los casos en que los datos sean de naturaleza pública.
DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
El titular de datos personales puede realizar solicitud para revocar en cualquier momento la autorización que sobre el Tratamiento de datos que haya efectuado, a menos que exista un impedimento legal o contractual, en cuyo caso será informada esta situación como respuesta a su solicitud.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
El GRUPO MAGBI S.A.S. como Responsable y/o encargada del Tratamiento de datos de carácter personal, en desarrollo del principio de seguridad, ha implementado medidas técnicas, humanas, físicas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros de datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, mediante procedimientos y protocolos como gestión de activos de información, el cifrado, separación de ambientes, segmentación de redes, entre otros para garantizar la confidencialidad disponibilidad e integridad de la información y concediendo autorización de acceso a dicha información solo al personal estrictamente necesario para el correcto tratamiento de la información.
10. PROCEDIMIENTO DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN
La solicitud de RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
En caso de que El GRUPO MAGBI S.A.S. reciba un reclamo frente al cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la solicitud de reclamación y/o actualización completa, se incluirá en el sistema de PQRS una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS
El GRUPO MAGBI S.A.S. establece en los contratos laborales y de prestación de servicios, cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el Tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de Tratamiento de los datos personales del Titular.
El GRUPO MAGBI S.A.S. exige a sus proveedores y contratistas la inclusión de cláusulas en los contratos que permiten establecer con claridad el uso que estos terceros en calidad de Encargados le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen, en todo momento, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su Tratamiento.
En los eventos en los cuales El GRUPO MAGBI S.A.S., actúe en la calidad de Encargado del Tratamiento de datos, verificará que la finalidad, o finalidades, del Tratamiento autorizado por el titular o permitidos por causas legales o contractuales se encuentren vigentes y que la finalidad guarde relación con la causa por la cual se va a tratar los datos personales.
12. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES
El GRUPO MAGBI S.A.S. en desarrollo de su objeto podrá transferir datos de carácter personal a terceros países con los niveles adecuados de protección de datos, siempre y cuando exista autorización previa por parte del titular o según se requiera la declaración de conformidad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con la Ley.
13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES
El área Legal del GRUPO MAGBI S.A.S., será la responsable de recibir y dar trámite a las consultas o reclamos relacionadas con los derechos de los titulares sobre datos personales, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente política, por lo que los titulares deben realizar mediante un correo electrónico dirigido a protecciondatospersonales@xxxxxx su solicitud, que deberá contener como mínimo la identificación del Titular, lo que se pretende consultar, la dirección electrónica y teléfono de contacto del Titular, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.
El ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización de datos personales no tendrá costo.
Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte del GRUPO MAGBI S.A.S., podrá poner en conocimiento la negación o inconformidad frente al derecho ejercido ante Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Se establece que el oficial de protección de datos personales del GRUPO MAGBI S.A.S. es la persona que funge como Gestor Legal y/o la persona que la gerencia designe en su reemplazo, quien velará por el debido cumplimiento de la presente Política y de las demás normas que regulen el uso de los datos personales, quien podrá ser contactado a través del correo electrónico: protecciondatospersonales@xxxxxxxxxxxx
Los Encargados
El GRUPO MAGBI S.A.S. actuará como Encargado del Tratamiento de los datos personales, respecto a la información que reciba por parte de sus clientes y/o proveedores en virtud de relación contractual o legal.
Deberes de los Encargados
El GRUPO MAGBI S.A.S. distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Los encargados internos son colaboradores del GRUPO MAGBI S.A.S., quienes deben velar por el cumplimiento de la ley frente al debido tratamiento de las bases de datos a su cargo. Por su parte los encargados externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos personales a nombre del GRUPO MAGBI S.A.S. para la realización de una tarea asignada (proveedores, asesores externos consultores, etc.), quienes deben cumplir con lo estipulado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 Deberes de los Encargados del Tratamiento.
Encargados internos
Los encargados internos velarán por el cumplimiento de la presente política en el tratamiento de los datos personales de dichas bases de datos, conservando la información bajo las condiciones de seguridad de la información necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
14. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De conformidad con la legislación vigente, los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales deberán registrar sus bases de datos y el documento que contiene las Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales ante el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento que sobre el particular defina la Superintendencia de Industria y Comercio.
El responsable de registrar las bases de datos de la Organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la Superintendencia de Industria y Comercio es la persona que funge como oficial de protección de datos personales del GRUPO MAGBI S.A.S.
15. VIGENCIA
La presente Política fue divulgada desde el 01 de septiembre de 2022, se encuentra vigente, y revisada, actualizada y aprobada cómo se encuentra descrito en el control de cambios del documento.
16. ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA
El GRUPO MAGBI S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones de la presente política, en cumplimiento con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen esta política. Toda modificación se publicará en la página web: https://www.appmelo.com/
17. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las Bases de Datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del Tratamiento en cada Base de Datos, o el período de vigencia que señale una causa legal, contractual o actividad específica.
18. INFORMACIÓN DE CONTACTO
Cualquier inquietud relacionada con esta política, comuníquese a través de los siguientes canales de comunicación:
Teléfono: +57 301 216 8901
Correo electrónico: protecciondatospersonales@xxxxxxxxxxxx
18. REFERENCIA NORMATIVA
La presente Política de Protección de Datos Personales ha sido elaborada en cumplimiento de la Constitución Política Nacional, la Ley 1581 de 2012; el Decreto Único 1074 de 2015.
Así mismo, acoge las mejores prácticas aplicables al GRUPO MAGBI S.A.S., la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
